Таблицы в школьных и студенческих работах



Таблицы в школьных и студенческих работах используются для структурирования различной информации, они позволяют представлять информацию наглядно и группировать её по каким-либо параметрам (например, по годам, областям, странам).

Обязательно ли наличие таблиц в работе

Требования к обязательному наличию таблиц нет, ведь любые данные можно привести в тексте или представить в виде диаграммы.

При этом, например, в работах предполагающих анализ финансового состояния предприятия (организации), статистических данных, результатов тестирования по методикам, подготовку бизнес-план обойтись без таблиц будет сложно.

В каких разделах школьных и студенческих работ должны находиться таблицы

Независимо от типа работы таблицы могут располагаться только в основной части работы (теоретических и практических главах), а также в приложениях к работе, в остальных частях работы таблиц быть не должно.

Данное правило не распространяется на таблицы, которые служат для структурирования информации, к таким таблицам можно отнести:

1. Паспорт проектной работы, который оформляется в таблице.
2. Содержание, которое оформляется в таблице (в большинстве случаев границы таблиц делаются невидимыми).
3. Список сокращений – в большинстве он оформляется в таблице.

Варианты представления информации с использованием таблиц

В зависимости от того, какая информация представлена в таблице условно их можно разделить на 3 категории:

1. Таблицы, содержащие только цифровые значения – такие таблицы полностью состоят из цифровых данных (за исключением названия строк и столбцов).
2. Таблицы, состоящие только из текстовой информации – в таких таблицах все ячейки заполняются только текстовой информацией.
3. Смешанные таблицы – в таких таблицах присутствуют как цифровые данные, так и текст.

От содержимого таблицы зависит лишь её объём, таблицы с текстовой информацией занимают больше места, поэтому их лучше делать меньшим шрифтом, например, 12 pt, одинарным интервалом, при этом следует соблюдать принцип единообразия, то есть одинаковые элементы должны быть оформлены идентично, соответственно, при наличии нескольких таблиц все их следует оформить одинаково.

Структура таблицы

Независимо от информации, представленной в таблице, она может иметь следующую структуру:

1. Порядковый номер и название таблицы - указывается сверху таблицы, также после названия таблицы может указываться единица измерения чисел в таблице.

Название у таблицы может отсутствовать если она расположена в Приложении и она в нём одна.

2. Шапка таблицы (головка) – верхняя строка (строки) с наименованием столбцов.

В редких случаях шапки в таблицах не бывает, но желательно её делать всегда.

Головка таблицы может быть разбита на:

• заголовки граф;
• подзаголовки граф.
3. Наименование строк (боковик) – наименование строк приводится в крайнем левом столбце, в редких случаях строки в таблицах не имеют наименования.
4. Ячейки с данными – все ячейки таблицы, не относящиеся к её шапке и наименованию строк.

Работа с таблицами в Word

Как создать таблицу в Word

Создать таблицу в Word достаточно просто, для этого необходимо:

1. Поставить курсор в то место, где необходимо создать таблицу.
2. Перейти на вкладку «Вставка».
3. В блоке «Таблицы» нажать на кнопку «Таблица» (она единственная в блоке).
4. В открывшейся вкладке выбрать необходимое количество строк и столбцов.
5. Если в создаваемой таблице более 10 столбцов или 8 строк, то на открывшейся вкладке следует нажать «Вставить таблицу».
6. В открывшемся окне указать необходимо количество строк и столбцов.

Для того чтобы таблица автоматически растягивалась на всю ширину страницы, следует в окне вставки таблице в разделе «Автоподбор ширины столбцов» выбрать «По ширине окна».

Добавить, удалить отдельные ячейки, строки или столбцы в таблице

Добавление ячеек, строк, столбцов

В любую таблицу можно добавить как отдельную ячейку, так и строку или столбец, для этого можно использовать один из 4 способа:

1 способ.

1. Поставить курсор в ячейку рядом, с которой необходимо добавить сроку, столбец или отдельную ячейку.

Где именно (сверху, слева, снизу или сверху) от ячейки необходимо добавить сроку, столбец или отдельную ячейку неважно.

2. В той же ячейке, где был поставлен курсор нажать правую кнопку мыши.
3. В открывшемся контекстном меню навести указатель мыши на строку «Вставить».
4. В появившемся меню выбрать, что (строка, столбец, яцейка) и куда нужно добавить.

2 способ.

1. Поставить курсор в ячейку рядом, с которой необходимо добавить сроку, столбец или отдельную ячейку.
2. Перейти на вкладку «Макет» – будет расположена в конце меню, если её нет, значит, курсор расположен за границами таблицы.
3. В группе настроек «Столбцы и строки» выбрать, что именно и куда требуется добавить.

Для добавления отдельной ячейки необходимо нажать на небольшую кнопку, расположенную справа от надписи «Столбцы и строки».

При добавлении отдельной ячейки следует обратить внимание на то, что существует 2 варианта добавления:

• со сдвигом вниз – в таком случае все ячейки, расположенные ниже добавляемой автоматически сдвинуться вниз, при этом снизу таблицы для других столбцов будут добавлены пустые ячейки;
• со сдвигом вправо – при таком добавлении все ячейки, расположенные справа от добавляемой, будут сдвинуты, соответственно, вправо, но при таком добавлении ячейки справа автоматически они не добавляются, поэтому таким способом добавления ячейки необходимо пользоваться аккуратно.

3 способ.

1. Для добавления столбца навести указатель мыши на разделяющую границу столбцов сверху таблицы в том месте, где необходимо добавить новый столбец и нажать на появившуюся круглую кнопку с «+».
2. Для добавления строки необходимо слева таблицы навести на разделяющую границу строк и нажать на появившуюся круглую кнопку с «+».

4 способ.

Данным способом можно добавить только строки, для этого необходимо в конце строки (за границами таблицы) после которой необходимо добавить новую строку поставить курсор и нажать на клавиатуре «Enter» или «Tab» (используя клавишу «Tab» добавить можно строку только в конце таблицы).

Удаление ячеек, строк, столбцов

В том случае если требуется удалить ячейку, строку или столбец алгоритм действий схож – выделить строку столбец или ячейки, которые необходимо удалить (при необходимости удаления 1 ячейки необходимо поставить в неё курсор).

Далее существует 3 способа удалить лишние части таблицы (в порядке простоты и скорости).

1 способ.

Нажать на клавиатуре клавишу «Backspace», клавиша находится над клавишей «Enter» в основном блоке клавиш и обозначается либо буквенно, либо длинной стрелкой влево.

Для очистки содержимого из таблицы можно использовать клавишу «Delete» (на клавиатурах обычно обозначается как «Del»).

2 способ.

Нажать левой кнопкой мыши на ячейках, которые необходимо удалить (перед этим как и написано выше их надо выделить) и в открывшемся контекстном меню выбрать:

• «Удалить строки» – в том случае, если выделена одна и более строк;
• «Удалить столбцы» – в том случае, если выделен один и более столбец;
• «Удалить ячейки...» – в том случае, если выделено несколько ячеек.

При удалении ячеек необходимо выбрать, в какую сторону будут сдвигаться ячейки для замещения удалённых. Также в открывшемся окне можно выбрать вариант удаления всех строк или столбцов, которые пересекают выделенные ячейки.

3 способ.

Перейти на вкладку «Макет» (крайняя справа), в разделе «Строки и столбцы» нажать на кнопку «Удалить» и в выпадающем меню выбрать требуемый вариант.

Объединение и разделение ячеек таблицы

Для создания сложных таблиц требуется объединять и разделять ячейки, что позволяет группировать информацию и делать её более наглядной и удобочитаемой.

Объединение ячеек таблицы

Объединить можно любые ячейки находящиеся рядом (по вертикали и горизонтали), в то же время количество ячеек, которые можно объединить ограниченно их количеством в таблице, то есть объединить можно все ячейки таблицы.

Для объединения необходимо выделить те ячейки, которые требуется объединить и:

1. На выделенных ячейках нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать «Объединить ячейки».
2. На вкладке «Макет» в разделе «Объединение» нажать на кнопку «Объединить ячейки».

Разбиение ячеек таблицы

Для того чтобы разделить (разбить) ячейку на несколько необходимо поставить указатель мыши в данную ячейку.

В том случае если необходимо разделить несколько ячеек их необходимо выделить и разделять их можно только через кнопку на вкладке «Макет».

Разделить (разбить) ячейку таблицы можно 2 вариантами:

1 способ.

1. Нажать правой кнопкой мыши, на ячейке, которую необходимо разделить.
2. В открывшемся контекстном меню нажать на «Разделить ячейки...».
3. В появившемся окне необходимо указать, на сколько строк и столбцов требуется разделить ячейку, после чего нажать на кнопку «ОК».

2 способ.

1. Поставить указатель мыши в той ячейке, которую требуется разделить.
2. Перейти на вкладку «Макет».
3. В блоке настроек «Объединение» нажать на кнопку «Объединить ячейки» (центральная из 3-х).
4. В появившемся окне необходимо указать, на сколько строк и столбцов требуется разделить ячейку, после чего нажать на кнопку «ОК».

В том случае если требуется разделить несколько ячеек их можно объединить перед разделением, а можно разделить каждую из них отдельно, для этого в окне с настройками по разбиению «Объединить перед разбиением».

Разделение таблицы и перенос таблицы на другую страницу

Разделение таблицы на части

В некоторых методических пособиях (положениях по написанию работы) существуют требования к указанию при переносе таблицы на другой лист слов «Продолжение таблицы (номер таблицы)», для того чтобы добавить такую надпись таблицу необходимо разделить, для этого необходимо:

1. Поставить указатель мыши в ту строку, по которой будет проходить разделение таблицы.

Следует учитывать, что разделение проходит по верхней границе строки, в которой расположен указатель мыши, то есть строка, в которой находится указатель будет являться первой строкой новой таблицы.

2. Перейти на вкладку «Макет».
3. В блоке «Объединение» нажать на кнопку «Разделить таблицу».

В требованиях по выполнению школьных и студенческих работ в зависимости от учебного заведения при необходимости разделения таблицы существуют различные требования.

1 Вариант – перенос шапки таблицы на новый лист без указания «Продолжение таблицы».

В таком случае самым простым вариантом будет воспользоваться встроенной функцией Word, для этого необходимо:

1. Выделить строки таблицы относящиеся к шапке.
2. Перейти на вкладку «Макет» (при нахождении указателя мыши в таблице вкладка будет расположена справа).
3. Во вкладке «Макет» в разделе «Данные» нажать на кнопку «Повторить строки заголовков».

Если всё сделано верно, то кнопка должна остаться выделенной (что значит о включённой функции повтора заголовка) и заголовок таблицы должен автоматически повторяться при переносе таблицы на другую страницы.

Данную операцию необходимо проделывать для каждой таблицы.

2 Вариант – перенос шапки таблицы на другой лист с указанием слов «Продолжение таблицы».

В том случае если необходимо:

1. Разделить таблицу по строке, которая переходит на другую страницу.
2. Создать шапку в той части таблицы, которая перенесена на новый лист, либо скопировать и добавить шапку ко 2-ой части таблицы.
3. Добавить указание на то, что таблица является частью, для этого указывается «Продолжение таблицы».

3 Вариант – перенос на новый лист нумерации столбцов вместо переноса шапки таблицы.

В том случае если требуется перенести таблицу с указанием нумерации столбцов необходимо:

1. Пронумеровать столбцы таблицы, нумеруются все столбцы, сама нумерация идёт следующей строкой под шапкой таблицы.
2. Далее в том месте, где таблица переходит на новую страницу её необходимо разделит.
3. После разделения сверху второй части таблицы (первой строкой) необходимо повторить нумерацию строк, таким образом, нумерация на обоих частях таблицы должна повторяться.
4. Далее указывается «Продолжение таблицы и номер».

Продолжение и окончание таблицы, когда указывать

При переносе таблицы на другой лист существует 2 варианта указания продолжения таблицы:

1. Указывать «Продолжение таблицы №» – что говорит о продолжение таблицы.
2. Указывать «Продолжение таблицы №» и « Окончание таблицы №» – «Продолжение таблицы» указывается, в том случае, если таблица на следующем листе не заканчивается, а переходит на следующий лист, а слова «Окончание таблицы» свидетельствует о том, что на данном листе таблица заканчивается.

В том случае если требований к тому, как именно указывать перенос таблицы нет, то лучше указывать «Продолжение таблицы», так не будет путаницы с различными наименованиями.

Растянуть таблицу на всю ширину листа

В большинстве случаев таблицу желательно растягивать на всю ширину листа, так её не только удобнее воспринимать, но и смотреться такой материал более красиво.

Для того чтобы таблица автоматически растянулась на всю ширину страницы, необходимо:

1. Поставить указатель мыши в таблицу, которую необходимо растянуть (выделять её не обязательно).
2. Перейти на вкладку «Макет» (первая вкладка справа).
3. На вкладке в разделе «Размер ячейки» нажать на кнопку «Автоподбор».
4. В выпадающем меню выбрать пункт «Автоподбор по ширине окна».

Скрыть разделительные линии в таблице или в отдельных ячейках

Скрыть разделительные линии в таблице

В том случае если требуется скрыть разделительные линии в таблице (например, при оформлении содержания в таблице) необходимо:

1. Выделить всю таблицу.
2. На вкладке «Главная», в разделе «Абзац» нажать на иконку таблицы (во втором ряду иконок справа).
3. В выпадающем меню выбрать пункт «Нет границы» – после чего все разделяющие линии станут невидимыми (но не удалятся).

Скрыть разделительные линии в отдельных ячейках таблицы

В том случае если требуется скрыть границы у конкретных ячеек (строк, столбцов):

1. Выделить ячейки, у которых требуется скрыть границы (или какие-то конкретно).
2. На вкладке «Главная», в разделе «Абзац» нажать на иконку таблицы (во втором ряду иконок справа).
3. В выпадающем меню выбрать, какую границу необходимо скрыть (в том случае, если требуется скрыть несколько границ, например, верхнюю и нижнюю – то следует повторить действия, описанные выше).

Настройка границ таблицы дублируется на вкладке «Конструктор», которая появляется после постановки указателя мыши в границы таблицы.

Поменять цвет разделительных линий таблицы или отдельных ячеек

Поменять цвет разделительных линий таблицы

Для изменения цвета разделительных линий все таблицы необходимо:

1. Выделить всю таблицу.
2. Перейти на вкладку «Конструктор» (которая появляется после выделения таблицы).
3. На вкладке «Конструктор» в разделе «Обрамление» (справа от данной надписи) нажать на кнопку – иконка «квадрат со стрелкой в правый нижний угол».
4. После нажатия на иконку должно открыться окно «Границы и заливка», окно разделено на три части вертикальными линиями, в центральной части нажать на кнопку «Цвет».
5. В выпавшем меню выбрать необходимый цвет.
6. Нажать кнопку «ОК».

Поменять цвет разделительных линий отдельных ячеек таблицы

Для изменения цвета отдельных линий требуется:

1. Поставить указатель мыши в таблице, в которой необходимо изменить цвет разделяющих линий (неважно, в какой ячейке, выделять всю таблицу также не требуется).
2. Перейти на вкладку «Конструктор» (которая появляется после выделения таблицы).
3. В разделе «Обрамление» нажать на кнопку «Цвет пера».
4. В выпадающем меню выбрать необходимый цвет.
5. В разделе «Обрамление» нажать на кнопку «Раскраска границ».
6. После того как указатель мыши измениться со стрелки на кисточку, необходимо наводить указатель мыши на ту разделительную линию цвет, которой необходимо изменить и наживать левую кнопку мыши.

Цвет изменяется отдельно для границы отдельной ячейки, если требуется изменить цвет горизонтальной или вертикальной границы нескольких ячеек, то следует нажать левую кнопку мыши и не отпуская кнопку вести указатель мыши до границы изменения цвета.

Поменять оформление разделительных линий таблицы

Изменить оформление (внешний вид) всех разделительных линий таблицы

Для изменения оформления (внешнего вида) всех разделительных линий в таблице необходимо:

1. Поставить указатель мыши в таблицы (выделять всю таблицу не обязательно).
2. Перейти на вкладку «Конструктор» (которая появляется после того, как указатель мыши был поставлен в таблицу).
3. Нажать на кнопку «Границы» (находится в разделе «Обрамление»).
4. В открывшемся меню выбрать пункт «Границы и заливка».
5. В появившемся окне в блоке «Тип» выбрать требуемое оформление.
6. При необходимости ниже блока «Тип» расположены настройки ширину линии и её цвет.
7. После выбора требуемого варианта оформления цвета и ширины нажать кнопку «ОК».

Изменить оформление (внешний вид) отдельных разделительных линий таблицы

Для изменения оформления (внешнего вида) определённых разделительных линий в таблице необходимо:

1. Поставить указатель мыши в таблицы (выделять всю таблицу не обязательно).
2. Перейти на вкладку «Конструктор» (которая появляется после того, как указатель мыши был поставлен в таблицу).
3. В разделе «Обрамление», над кнопкой «Цвет пера» 2 выпадающих списка:
• 1 отвечает за тип линии;
• 2 отвечает за ширину линии.
4. После того как выбран тип линии, размер и цвет, указатель мыши должен измениться и станет похож на кисть, данную кисть (указатель мыши) необходимо наводить на ту линию, которую требуется изменить и нажимать левую кнопку мыши.
5. Изменить оформление всех требуемых границ.

Для того чтобы вернуть указатель мышки к обычному состоянию (стрелке) нажать вне границ таблицы левой кнопкой или клавишу «Esc» на клавиатуре.

Заливка ячеек таблицы цветом

В том случае если требуется изменить цвет фона ячейки таблицы (одной или всех), необходимо:

1. Поставить указатель мыши в ячейку, где необходимо изменить цвет фона.

В том случае если фон необходимо изменить в нескольких ячейках (строке или таблице) или во всей таблице их необходимо выделить.

2. Перейти на вкладку «Главная» или на вкладку «Конструктор».

На вкладке «Главная» функция заливки расположена в разделе «Абзац» (иконка похожа на ведро с выливающейся краской), на вкладке «Конструктор» справа от встроенных стилей – функция «Заливка» (кнопка подписана).

3. Нажать на кнопку, после чего откроется выпадающее меню с возможностью выбора цвета заливки.

В том случае если в открывшемся меню нет требуемых цветов, то следует нажать на кнопку «Другие цвета», после чего откроется выбор большего количества цветов (также цвета определены заранее), для выбора своего (любого) цвета в открывшемся меню необходимо перейти на вкладку «Спектр».

Если требуется изменить цвет фона всей таблицы, то следует выделить таблицу (полностью) и произвести вышеописанные действия с пункта 2.

Применение стилей к таблице

В некоторых случаях требуется выделить таблицу особым оформлением, например, изменить цвет линий, добавить заливку ячеек, выделить чётные и не чётные строки разными цветами и так далее. Делать всё это можно в ручную, по отдельности, а можно воспользоваться встроенными стилями, которые позволяют полностью видоизменить оформление таблицы (или же вернуть оформление таблицы к стандартному виду).

Для применения встроенного стиля к таблице требуется:

1. Поставить указатель мыши в таблице, к которой необходимо применить стиль.
2. Перейти на вкладку «Конструктор» (вторая справа).
3. По центру вкладки будет окно, в котором можно выбрать отвечающий потребностям стиль, для применения просто необходимо нажать на иконку с выбранным стилем.

Для удобства выбора можно раскрыть окно со стилями, для этого справа окна необходимо нажать на кнопку с иконкой горизонтальной черты и стрелки вниз.

В школьных и студенческих работах в основном тексте таблицы оформляются без использования выделения цветом границ и заливки ячеек, то есть границы должны быть чёрными, ячейки без заливки (белыми), цвет и стиль текста как в основной части работы.

Допускается только изменение размера шрифта и межстрочного интервала.

Ошибки при форматировании и создании таблиц

Все ошибки, которые можно допустить при создании таблицы в школьной или студенческой работе можно разделить на 3 группы.

Ошибки при создании таблицы

1. Неверно подобрано количество строк или столбцов – для решения данной проблемы следует добавить (удалить) строки (столбцы), сделать это можно в любой момент.
2. Использование диагональных разделителей в ячейках таблицы (в большинстве случаев такое применяют в шапке таблицы), почему такое использовать не следует:
• настроек для диагонального разделения таблицы в текстовых редакторах нет, поэтому для этого применяется возможность рисования линий, но такую линию закрепить к границам таблицы невозможно, и она может смещаться, что, в свою очередь, приведёт к непонятным наименованиям в шапке таблицы (пример ниже на рисунке 1);
• так как функции диагонального разделения при создании таблиц отсутствует текст распределяется по всей ячейке, соответственно, полноценно разделить его на 2 диагональных участка не получится, и он будет располагаться во всей ячейке (пример ниже на рисунке 2).

Для того чтобы убрать диагональное разделение ячейки, следует добавить дополнительную строку (столбец) в таблицу (пример ниже на рисунке 3).



Ошибки использования диагональных делений ячеек таблицы

3. Границы таблицы не видны – границы таблицы, как и отдельных ячеек должны быть видны, в школьных и студенческих работах их следует делать чёрным цветом.
4. У таблицы нет названия – каждая таблица размещённая в школьной или студенческой работе, должна иметь заголовок, который состоит из:
• слова «Таблица» – показывает, что далее будет идти наименование таблицы;
• номер (1, 2 или 1.1, 2.1 или Б.2) – номер таблицы по порядку (первый пример сплошная нумерация, второй – по главам, третий – 2 таблица Приложения Б);

Нумерация в таблице может отсутствовать в том случае, если таблица 1 в работе.

• название таблицы «Сколько можно допустить ошибок при подготовке таблицы» – раскрывает суть таблицы.

Наименование в таблице может отсутствовать в том случае, если она располагается в Приложении, в таком случае название приложения является названием таблицы (одно приложение при этом должно содержать только одну таблицу).

Ошибки при заполнении таблицы

1. Отдельные данные не разделены на отдельные ячейки – каждый показатель (смысловое предложение при текстовом заполнении) должны находиться в отдельной ячейке.
2. Наличие столбца «Номер по порядку», «№ п/п», «№» – такой столбец в таблице необходимо создавать только в том случае, если он несёт смысловую нагрузку (например, делаются ссылки на конкретные стоки в таблице), во всех остальных случаях, если требуется нумерация, она ставится в первом столбце с наименованием строк.
3. В таблице остались пустые ячейки – в том случае, если в ячейке таблицы не должно быть данных (цифровых или текстовых) в ней ставится прочерк (тире), тем самым показывается, что данных нет, если этого не сделать, то проверяющий может подумать, что таблица недозаполнена.
4. Разная разрядность чисел (количество знаков после запятой) – все цифровые данные в таблице должны быть приведены к одинаковой разрядности.

Ошибки при форматировании таблицы

1. Форматирование таблицы не соответствует требованиям методического пособия (положения) – при выполнении любой работы следует в первую очередь опираться на требования выданные руководителем (образовательным учреждением).
2. Таблица слишком большая – в некоторых случаях таблица занимает слишком много места (более 2 страниц) в таком случае следует уменьшить шрифт и интервал (минимальный 10 pt и одинарный интервал) или вынести таблицу в приложение. В том случае если таблица не помещается по ширине можно изменить ориентацию листа с таблицей, с «Книжной» на «Альбомную».

При изменении ориентации таблицы перед и после неё следует сделать разрыв раздела, в таком случае можно отдельно изменить ориентацию только у страниц с таблицей.

3. Таблица не отформатирована – текст (цифры) в таблице имеют различный размер, шрифт и интервал, необходимо отформатировать таблицу так, чтобы вся информация расположенная в ней, имела одинаковое форматирование.

В большинстве случаев:

• текст в шапке выравнивается по центру;
• в столбце с названием строк – по левому краю;
• цифровые данные могут выравниваться – по левому краю, по центру, по правому краю;
• если таблица содержит текст, он выравнивается либо по левому краю, либо по ширине.
4. Заливка цветом – в школьных и студенческих работах не рекомендуется выделять цветом ячейки, строки или какую-либо информацию в них.

Исключением является таблицы, например, отражающие этапы выполнения каких-либо работ (диаграмма Ганта).